Guías de automatización · Una Persona
Cómo preparar presupuestos con IA y revisión humana
Utiliza la IA para ordenar requisitos y redactar un borrador de presupuesto. Calcula importes con tarifas y reglas aprobadas; revisa alcance, condiciones y precio antes de enviarlo.
Qué datos necesitas
- Alcance, entregables y exclusiones del encargo
- Tarifas vigentes, cantidades y reglas de cálculo
- Plazos, dependencias y condiciones aprobadas
- Versión del presupuesto y persona que lo autoriza
Cómo organizar el flujo
Paso 1
Extrae los requisitos de la solicitud y separa los confirmados de los que necesitan aclaración.
Paso 2
Calcula partidas con reglas verificables. Si falta una tarifa, deja la partida pendiente; no permitas que el modelo invente un precio.
Paso 3
Genera un borrador con alcance, exclusiones, fecha y versión. Vincúlalo a los requisitos originales.
Paso 4
Pide aprobación antes del envío y conserva la versión aceptada para controlar ampliaciones del encargo.
Ejemplo de funcionamiento
Ejemplo ilustrativo: un diseñador web recibe una solicitud de cinco páginas. El borrador distingue diseño, textos, migración y mantenimiento. Si el cliente no ha indicado si aporta los textos, el flujo pregunta antes de cerrar el alcance y calcular el total.
Es un ejemplo de diseño del proceso, no un caso de cliente ni una integración confirmada.
Qué comprobar en tus herramientas
El calendario, la hoja de cálculo o el sistema de gestión debe permitir leer y actualizar los campos necesarios con permisos limitados. Comprueba con datos de prueba qué ocurre si falla la conexión, si llega dos veces la misma solicitud o si alguien modifica el registro mientras el flujo trabaja.
No se presupone compatibilidad con un proveedor concreto. Antes de implantarlo, verifica la documentación vigente, los permisos de tu cuenta y los límites de uso.
Errores que debe manejar el piloto
- Tarifa caducada: marcar el borrador para revisión.
- Cambio de alcance: crear una nueva versión sin sobrescribir la aceptada.
- Datos incompletos: pedir aclaración en vez de presupuestar por defecto.
| Control humano | Una persona aprueba precios, descuentos, compromisos de entrega y condiciones del presupuesto. |
|---|---|
| Indicadores | Mide tiempo de preparación, aclaraciones pendientes, correcciones de importe y cambios de alcance. No atribuyas una mejora comercial al piloto sin comparar solicitudes equivalentes. |
| Criterio para avanzar | Compara un piloto con el trabajo manual del mismo alcance. Revisa los fallos antes de ampliar permisos o volumen. |
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