Guías de automatización · Una Persona
Cómo automatizar el seguimiento de solicitudes
Asigna a cada solicitud un estado, una persona responsable y una próxima acción. Automatiza avisos basados en fechas y condiciones confirmadas, cancelándolos cuando la solicitud cambie de estado.
Qué datos necesitas
- Identificador de solicitud y fecha de recepción
- Estado actual, responsable y próxima acción
- Plazo acordado y condición que permite enviar un aviso
- Historial de mensajes, cierres y pausas
Cómo organizar el flujo
Paso 1
Define estados concretos: recibida, pendiente de información, en revisión y cerrada.
Paso 2
Asigna responsable y plazo a cada cambio; no dejes solicitudes en una bandeja sin próxima acción.
Paso 3
Antes de enviar un aviso, comprueba el estado y si ya se ha enviado otro para la misma acción.
Paso 4
Detén los avisos al cerrar o pausar la solicitud y registra el motivo y la siguiente revisión, si procede.
Ejemplo de funcionamiento
Ejemplo ilustrativo: un estudio solicita al cliente los materiales de un proyecto. El sistema recuerda la entrega pendiente, pero cancela el aviso si los archivos llegan antes. Una respuesta automática no cierra el expediente: el responsable comprueba que los materiales son utilizables.
Es un ejemplo de diseño del proceso, no un caso de cliente ni una integración confirmada.
Qué comprobar en tus herramientas
El calendario, la hoja de cálculo o el sistema de gestión debe permitir leer y actualizar los campos necesarios con permisos limitados. Comprueba con datos de prueba qué ocurre si falla la conexión, si llega dos veces la misma solicitud o si alguien modifica el registro mientras el flujo trabaja.
No se presupone compatibilidad con un proveedor concreto. Antes de implantarlo, verifica la documentación vigente, los permisos de tu cuenta y los límites de uso.
Errores que debe manejar el piloto
- Solicitud cerrada: cancelar avisos pendientes.
- Respuesta recibida por otro canal: actualizar el estado antes de insistir.
- Responsable ausente: reasignar la acción según una regla acordada.
| Control humano | Una persona aprueba los plazos, los mensajes al cliente y cuándo cerrar o reabrir una solicitud. |
|---|---|
| Indicadores | Mide solicitudes vencidas, avisos duplicados, expedientes reabiertos y tiempo para localizar el estado. Incluye las actualizaciones manuales en el coste del proceso. |
| Criterio para avanzar | Compara un piloto con el trabajo manual del mismo alcance. Revisa los fallos antes de ampliar permisos o volumen. |
Negocios donde evaluar este proceso
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